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Lesson Introduction

How to Say "No" Politely in English at Work

職場で丁寧に「ノー」と言う方法

職場では誰かに頼み事をされて断らなければならない場面がたくさんあります。ぶっきらぼうに「できません」とだけ言うと冷たく聞こえてしまい、あいまいな返事をすると頼りない印象を与えてしまいます。はっきり、丁寧に、落ち着いて断ることができれば、断っていても信頼できるプロフェッショナルな人だという印象を残せます。

By the end of this lesson, you will be able to say:

"I'm sorry, but I can't take this on right now — I'm already stretched pretty thin this week. Maybe I could look at it first thing tomorrow instead."
「申し訳ありませんが、今はこれを引き受けられません。今週はもう手一杯なんです。代わりに明日の朝一番なら対応できるかもしれません。」
Chapter 1 — Practical Applications

Where Will You Use This? · いつ使うのか

Here are 6 real situations where you will need to say no politely at work:

  • A coworker asks you to cover their shift or finish their task.
    同僚がシフトの交代や仕事の代わりを頼んでくる。
  • Your manager asks you to take on extra work when you are already busy.
    すでに忙しいのに、上司が追加の仕事を頼んでくる。
  • A client asks for a deadline that is too tight.
    取引先がタイトすぎる締め切りを求めてくる。
  • Someone asks you to do a task that is not part of your job.
    自分の仕事ではないタスクを頼まれる。
  • You get invited to a meeting that clashes with something more urgent.
    もっと大事な予定と重なる会議に誘われる。
  • A teammate asks you to fix their mistake for them.
    同僚が自分のミスの尻拭いを頼んでくる。

Why It Matters · なぜ大切なのか

  • Sound professional, not rude: a stiff, blunt "No, I can't" can sound rude, even if you don't mean it that way.
    ぶっきらぼうに「できません」とだけ言うと、そのつもりがなくても冷たく聞こえてしまいます。
  • Stay reliable, not vague: a weak answer like "Um, maybe not" can make you sound unreliable.
    あいまいな返事をすると頼りない印象を与えてしまいます。
  • Build trust while saying no: a clear, calm, polite refusal makes you sound professional, confident, and easy to work with.
    はっきり、丁寧に、落ち着いて断ることができれば、信頼できるプロフェッショナルな人だという印象を残せます。
  • Shape how people see you: your words in these moments shape how colleagues, managers, and clients view you long-term.
    あなたの言葉が、周りの人があなたをどう見るかを形作ります。
Chapter 2 — Core Pattern

The 3-Part Core Pattern · 3つの基本パーツ

Almost every polite refusal at work follows one simple pattern. Use this template every time:

"[Soft opener], I can't [the task] because [short reason]. Maybe I can [alternative action] instead."
「[前置き]、[理由]なので[タスク]はできません。代わりに[代案]ならできるかもしれません。」

What each part does · 各パーツの役割

  • Soft opener — "I'm sorry, but…", "Unfortunately…"
    これから難しいことを伝える、と相手に知らせます。「No」が唐突に感じられなくなります。
  • Reason — a short sentence explaining why.
    断りを理解してもらうのに十分な文脈を与えます。理由は一文で十分です。
  • Alternative (optional) — "Maybe I can… instead."
    必須ではありませんが強力な要素です。ただの拒否を、協力的で助けになる返事に変えてくれます。

Linguistic Nuance · 細かなニュアンスの解説

Why a soft opener matters so much:
"No, I can't." with nothing around it sounds cold, even if that's not your intention (前後にクッションとなる言葉がないと冷たく聞こえます)。
"I'm sorry, but I can't take this on right now." tells the listener something difficult is coming, so the refusal feels considered rather than sudden (難しい話が来ることを先に伝えるだけで、印象が大きく変わります)。
Chapter 3 — Warm Up

Set Your Scene · シーンを確認しよう

Tap each card to learn key vocabulary. Grouped by Ways to Refuse, Time and Workload, Roles and Responsibility, and Offering Alternatives. Click all 28 cards to continue. 職場で必須の単語です。全部タップしてみましょう。

🙅 decline Ways to Refuse
👎 turn down Ways to Refuse
🚫 unable to Ways to Refuse
🧍 not in a position to Ways to Refuse
⏭️ pass on (something) Ways to Refuse
🎟️ rain check Ways to Refuse
⛔ out of the question Ways to Refuse
⏰ deadline Time and Workload
📦 workload Time and Workload
🌊 swamped Time and Workload
📚 overcommitted Time and Workload
🔋 bandwidth Time and Workload
📌 prioritize Time and Workload
🗓️ tight schedule Time and Workload
🧾 responsibility Roles and Responsibility
🚧 outside my scope Roles and Responsibility
🤲 delegate Roles and Responsibility
👤 in charge of Roles and Responsibility
📇 point of contact Roles and Responsibility
🔁 hand off (a task) Roles and Responsibility
🎯 call the shots Roles and Responsibility
🔀 alternative Offering Alternatives
📆 reschedule Offering Alternatives
📨 follow up Offering Alternatives
🧑‍🤝‍🧑 cover for (someone) Offering Alternatives
⏳ catch up later Offering Alternatives
🕰️ in the meantime Offering Alternatives
🔄 circle back Offering Alternatives

0 / 28 activities tapped

Chapter 4 — Vocabulary Bank

28 Key Words for Turning Things Down

Study these essential words and phrases grouped by category. Practice pronouncing them aloud:

🙅 Ways to Refuse · 断り方を表す言葉

decline
断る、辞退する
turn down
（依頼などを）断る
unable to
〜できない（丁寧な言い方）
not in a position to
〜する立場にない
pass on (something)
（提案などを）見送る
rain check
また今度、の意味で使う口語表現
out of the question
（その状況では）不可能な、論外な

⏰ Time and Workload · 時間・仕事量に関する言葉

deadline
締め切り
workload
仕事量
swamped
仕事に追われている（口語）
overcommitted
予定を詰め込みすぎている
bandwidth
（比喩的に）対応できる余力
prioritize
優先する
tight schedule
きついスケジュール

🧾 Roles and Responsibility · 役割・責任に関する言葉

responsibility
責任、担当業務
outside my scope
自分の担当範囲外
delegate
（仕事を）任せる、委任する
in charge of
〜を担当している
point of contact
窓口となる担当者
hand off (a task)
（仕事を）引き継ぐ
call the shots
決定権を持つ（口語）

🔀 Offering Alternatives · 代案を伝える言葉

alternative
代替案
reschedule
予定を変更する
follow up
後で対応する、フォローする
cover for (someone)
（人の）代わりを務める
catch up later
後で追いつく、後で対応する
in the meantime
その間に、当面の間
circle back
（後で）改めて話し合う（ビジネス口語）
Chapter 5 — Mini-Game 1

Verb Selection Tap · 動詞を選ぼう

Choose the correct word to complete each workplace sentence. 正しい英語を選んで文を完成させましょう。

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🎉 Mini-Game Complete!

Chapter 6 — Useful Phrases by Function

The Right Phrase for Every Moment

Openers, reasons, softeners, alternatives, and warm endings. These phrases are grouped by what they do:

💬 1) Opening the Conversation · 断る前の前置き

Thanks for thinking of me, but…
声をかけてくれてありがたいのですが…
I appreciate you asking, but…
頼ってくれて嬉しいのですが…
Let me be honest with you about this.
正直に言わせてください。

📌 2) Explaining the Reason · 理由を伝えるとき

I'm already stretched pretty thin this week.
今週はもう手一杯なんです。
I've got two deadlines back-to-back right now.
今、締め切りが立て続けにあるんです。
This falls outside what I usually handle.
これは普段私が担当している範囲ではないんです。

🕊️ 3) Softening the Refusal · 断りを和らげるとき

I wish I could make this work.
できることならそうしたいのですが。
It's not that I don't want to help.
手伝いたくないわけではないんです。
Timing just isn't on my side right now.
今はタイミングが良くないだけなんです。

🔀 4) Offering an Alternative · 代案を出すとき

Could someone else on the team take this one?
チームの他の人に頼めそうでしょうか。
I could look at it first thing tomorrow instead.
明日の朝一番でなら対応できます。
Let's put this on the list for next sprint.
次のスプリントの予定に入れておきましょう。

✨ 5) Ending Politely · 丁寧に締めくくるとき

Thanks for understanding.
理解してくれてありがとうございます。
Let me know if the timing changes.
もしタイミングが変わったら教えてください。
I'll check back in with you once things settle down.
落ち着いたらまた声をかけますね。
Chapter 7 — Mini-Game 2

Category Phrase Sort · フレーズを分類しよう

Tap a phrase, then tap the correct column. There are 3 categories: Open & Soften, Give the Reason, and Alternative & Close. フレーズをタップして正しい列に分類しましょう。

1. Open & Soften · 前置き・和らげる
2. Give the Reason · 理由を伝える
3. Alternative & Close · 代案・締めくくり

🎉 Sorting Complete!

Chapter 8 — Real Conversation 1 of 3

A Coworker Asks for Help Over Coffee · 同僚から助けを求められる

Setting: Aya, a work friend, is drowning in a report and asks you to help finish it tonight.

Aya (Coworker)
Hey, do you have a second? I'm kind of drowning in this report.
ねえ、ちょっといい?この報告書に本当に追われてて。
You
Oh no, what's going on?
え、大丈夫?どうしたの?
Aya (Coworker)
The client moved the deadline up, and I still have half the slides left. Could you help me finish it tonight?
クライアントが締め切りを早めてきて、スライドがまだ半分残ってるの。今夜、仕上げるの手伝ってもらえない?
You
Ah, I really wish I could, but I'm actually swamped myself right now.
ああ、できることならそうしたいんだけど、実は私も今すごく手一杯で。
Aya (Coworker)
Really? I thought your project wrapped up last week.
そうなの?あなたのプロジェクト、先週終わったと思ってた。
You
It did, but a new one landed on my desk yesterday, and it's due Friday.
終わったんだけど、昨日新しい案件が来て、金曜締め切りなんだ。
Aya (Coworker)
Ugh, okay. I guess I'll just have to power through it alone.
うーん、わかった。一人で何とか頑張るしかないか。
You
I know that's rough. Have you asked Kenji? He finished his part early this week.
それは大変だよね。ケンジに聞いてみた?彼、今週自分の分を早めに終わらせてたよ。
Aya (Coworker)
Good idea, I hadn't thought of him.
いい考え、彼のこと思いつかなかった。
You
He's pretty quick with slides too, so it might go faster than you think.
彼、スライド作るの結構早いから、思ったより早く終わるかも。
Aya (Coworker)
True. I'll message him now.
たしかに。今メッセージ送ってみる。
You
If it's still not enough by tomorrow morning, ping me — I might have an hour free before my meeting.
それでも明日の朝までに終わらなかったら、連絡して。会議前に1時間くらい空いてるかもしれないから。
Aya (Coworker)
That would help a lot, thank you.
それはすごく助かる、ありがとう。
You
No problem. Sorry I can't dive in tonight though.
全然いいよ。今夜すぐ手伝えなくてごめんね。
Aya (Coworker)
Don't worry about it, I get it.
気にしないで、わかってるから。
You
Good luck — I think you've got this.
頑張って、あなたならできるよ。
Chapter 9 — Real Conversation 2 of 3

Your Manager Asks You to Take on Extra Work · 上司から追加業務を頼まれる

Setting: Mr. Sato, your manager, wants you to take on a new client account starting next week.

Mr. Sato (Manager)
Do you have a minute? I'd like you to take on the Yamada account starting next week.
少し時間ある?来週からヤマダさんのアカウントを担当してほしいんだ。
You
Of course — can I ask what that would involve?
もちろんです。それはどんな内容になりますか?
Mr. Sato (Manager)
Weekly check-ins with the client and reviewing their monthly reports.
クライアントとの週次の確認と、月次レポートの確認だよ。
You
I appreciate you thinking of me for this, but I don't think I can take it on right now.
声をかけていただきありがたいのですが、今は引き受けるのが難しいと思います。
Mr. Sato (Manager)
Oh? Is something else taking up your time?
そうか?他に何か時間を取られていることがあるのかな?
You
Yes, I'm already handling two ongoing projects, and both have deadlines this month.
はい、すでに二つのプロジェクトを進めていて、両方とも今月締め切りがあるんです。
Mr. Sato (Manager)
I see. I didn't realize your plate was that full.
なるほど。そんなに手一杯だとは思わなかったよ。
You
If it's possible, could we revisit this once one of those projects wraps up?
もし可能でしたら、どちらかのプロジェクトが終わってから改めて相談させていただけますか?
Mr. Sato (Manager)
That could work. When does the first one finish?
それでいいかもね。最初のプロジェクトはいつ終わる予定?
You
The Tanaka project ends in about two weeks.
タナカさんのプロジェクトはあと二週間ほどで終わります。
Mr. Sato (Manager)
Alright, let's plan for you to take over after that instead.
わかった、それが終わったら引き継いでもらう予定にしよう。
You
That would be much more manageable, thank you for understanding.
その方がずっと対応しやすいです、ご理解いただきありがとうございます。
Mr. Sato (Manager)
No problem. I'd rather you do it well later than rush it now.
いいんだよ。今急いでやるより、後でしっかりやってもらう方がいいからね。
You
I really appreciate that. I'll let you know as soon as the Tanaka project closes.
本当にありがとうございます。タナカさんのプロジェクトが終わり次第、すぐにお知らせします。
Mr. Sato (Manager)
Sounds good. I'll hold off assigning it until I hear from you.
わかった。連絡をもらうまで、担当の割り当ては保留にしておくよ。
You
Thank you, Mr. Sato.
ありがとうございます、佐藤さん。
Chapter 10 — Real Conversation 3 of 3

A Client Asks for a Rushed Deadline · 取引先から無理な納期を求められる

Setting: Jason, a client from a partner company, asks on a video call if the deadline can move up.

Jason (Client)
Hey, thanks for hopping on the call. So, any chance we could get the final files by tomorrow instead of Friday?
やあ、通話に付き合ってくれてありがとう。ところで、最終ファイルを金曜じゃなくて明日までにもらうことは可能かな?
You
Thanks for asking directly, Jason — let me be honest with you about this one.
率直に聞いてくれてありがとう、ジェイソン。これについては正直にお伝えさせてください。
Jason (Client)
Sure, go ahead.
もちろん、どうぞ。
You
Moving it to tomorrow just isn't realistic on our end. We still have a round of quality checks scheduled.
明日までに前倒しするのは、こちらとしては現実的ではありません。まだ品質チェックが一回残っているんです。
Jason (Client)
I figured it might be tight. Is there any part we could get early, even a draft?
厳しいかもとは思ってたよ。一部だけでも、下書きでも早めにもらうことはできる?
You
That's actually something we can do. I could send you the draft files by tomorrow afternoon.
それは対応できます。下書きのファイルでしたら明日の午後にお送りできます。
Jason (Client)
That would help a lot on our side. What about the final version?
それはこちらとしてもすごく助かる。最終版はどうなる?
You
The final version would still come Friday, as originally planned, once the checks are done.
最終版は予定通り、チェックが終わり次第、金曜日にお届けします。
Jason (Client)
That works for us. I just needed something to show our team early.
それで問題ないよ。チームに早めに見せられるものが欲しかっただけだから。
You
Perfect, I'll get that draft package ready for you.
よかったです、では下書きの資料を準備しますね。
Jason (Client)
I appreciate you being upfront instead of just saying yes and scrambling.
とりあえず「はい」と言って後で慌てるんじゃなくて、正直に言ってくれて助かるよ。
You
Of course — I'd rather give you something reliable than promise something we can't deliver.
もちろんです。守れない約束をするより、確実なものをお渡ししたいので。
Jason (Client)
That's exactly why we like working with your team.
まさにそれが、あなたのチームと仕事するのが好きな理由だよ。
You
Glad to hear it. I'll send the draft files by tomorrow at 3 PM your time.
それは嬉しいです。下書きファイルは、そちらの時間で明日午後3時までにお送りします。
Jason (Client)
Sounds great, talk soon.
いいね、また連絡するよ。
You
Talk soon, Jason.
また連絡しますね、ジェイソン。
Chapter 11 — Sounding Natural

Fluency Tips: Before vs After · 自然な英語のコツ

Textbook English often sounds stiff because it skips small, human details. Observe the differences:

Tip 1: Add a reaction word and a softener

❌ Unnatural / Flat
No. I am busy.
✅ Natural & Warm
Ah, I really wish I could, but I'm completely swamped this week.
「Ah」のような短い反応語と、「really」「completely」のような和らげる言葉を加えるだけで、自然な英語らしい返事になります。

Tip 2: Point toward a next step instead of just refusing

❌ Unnatural / Dead End
I cannot do that task.
✅ Natural & Helpful
That one's actually outside what I usually handle — Kenji might be your best bet.
断るだけで終わらせず、「代わりに〜はどうですか」という次の一歩を添えると、協力的な印象になります。

Tip 3: Soften a flat statement with everyday phrasing

❌ Unnatural / Stiff
It is not possible.
✅ Natural & Honest
Honestly, moving it to tomorrow just isn't realistic on our end.
「Honestly」のような短い前置きを置くだけで、硬い教科書英語がぐっと自然な口語表現に変わります。
Chapter 12 — Common Mistakes

5 Pitfalls When Saying No at Work · よくある5つの間違い

Ensure you avoid these typical linguistic traps in your workplace refusals:

❌ Mistake 1 — Saying "No" with nothing around it
"No, I can't."
✅ Better
"I'm sorry, but I can't take this on right now."
「No」だけだと冷たく聞こえます。前後にクッションとなる言葉を添えましょう。
❌ Mistake 2 — Explaining for too long
(A five-sentence excuse about everything happening in your week.)
✅ Better
"I'm already stretched thin this week."
理由は一文で十分です。長すぎる説明はかえって不自然に聞こえます。
❌ Mistake 3 — Being too vague to be useful
"Maybe later."
✅ Better
"I could look at it first thing tomorrow."
あいまいな返事は相手を困らせます。具体的な時間や方法を示すと親切です。
❌ Mistake 4 — Saying yes to avoid an awkward moment
(Agreeing and quietly struggling later.)
✅ Better
"I want to be honest — I don't think I can do this well if I take it on right now."
気まずさを避けるために無理に「はい」と言うと、後で困るのは自分です。難しいときは正直に伝えましょう。
❌ Mistake 5 — Using casual English with a manager or client
"Nah, can't do it."
✅ Better
"I appreciate you thinking of me, but I don't think I can take it on right now."
友人同士のようなくだけた言い方は、上司や取引先には失礼に聞こえることがあります。相手との関係に合わせた丁寧さを選びましょう。
Chapter 13 — Mini-Game 3

Quick Capstone Quiz · 総まとめクイズ

Answer 4 evaluation questions to test your polite refusal strategies. 4問のクイズに全問正解しましょう。

Loading… 読み込み中…

🎉 Quick Quiz complete!

Chapter 14 — Your Turn

Write Your Own Polite Refusal

Use the fill-in-the-blank template to build a real refusal for a situation you might face at work.

📝 Fill in the blanks format structure:
[Opener], I can't [task] because [reason]. Maybe I could [alternative] instead.
空欄をあなた自身の状況（頼まれたタスク・理由・代案）に置き換え、声に出して読んで練習してみましょう。

🌟 Worked Examples · 記入例

I'm sorry, but I can't take on the data entry today because I'm still finishing the client report. Maybe I could help with it first thing tomorrow instead.
「申し訳ありませんが、今日はデータ入力を引き受けられません。まだクライアント向けの報告書を仕上げている最中なので。代わりに明日の朝一番でならお手伝いできるかもしれません。」（新人社員がデータ入力の追加業務を断る例）
Thanks for thinking of me, but I can't join the 3 PM meeting because I already have a deadline at that time. Maybe we could move it to tomorrow morning instead.
「声をかけてくれてありがたいのですが、午後3時の会議には参加できません。ちょうどその時間に締め切りがあるので。代わりに明日の朝に変更できるかもしれません。」（チームリーダーが当日の会議参加を断る例）
I appreciate you reaching out, but I can't deliver the full project by tomorrow because the review stage still needs two more days. Maybe I could send you a draft version tonight instead.
「ご連絡ありがとうございます。ただ、明日までにプロジェクト全体を納品することはできません。レビュー段階にまだあと2日必要なので。代わりに今夜、下書き版をお送りできるかもしれません。」（フリーランサーが急な納期短縮を断る例）
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