20 English Phrases for Meetings（会議で使える英語フレーズ20選）

Meetings can feel stressful when English is involved. You might understand what people are saying, but not know when or how to speak. The good news: you do not need difficult English. A small set of clear, polite phrases is enough to participate confidently.

会議で英語を使うのは緊張しますよね。言葉は分かっても、どのタイミングで何を言えばいいか迷うことがあります。でも大丈夫です。難しい英語は必要ありません。シンプルで丁寧なフレーズをいくつか覚えるだけで、会議に自信を持って参加できるようになります。

Where and when will you use these phrases? / どんな場面で使う？

You will use meeting English in many real situations:

1. Weekly team check-ins — 毎週のチームミーティング
2. Project kickoff meetings — プロジェクト開始の打ち合わせ
3. Online video calls (Zoom, Teams) — ZoomやTeamsなどのオンライン会議
4. One-on-one meetings with your manager — 上司との個別面談
5. Client or partner presentations — 取引先やパートナーとのプレゼン
6. Cross-team coordination meetings — 部署をまたいだ調整ミーティング
7. International conference calls — 海外とのコンファレンスコール

Why does this matter? / なぜ大切？

In many Japanese companies, international meetings are becoming more common. If you can open a meeting, share your opinion, and ask a clear question — even in simple English — your colleagues and clients will see you as a confident professional.

日本の職場でも、英語での会議が増えています。会議を始める、意見を言う、質問をする — これらが簡単な英語でできるだけで、プロとして信頼されます。

1. Core Language Pattern / 基本の文型（日本語解説付き）

Almost every useful meeting phrase follows one of these three simple patterns. Learn these, and building new sentences becomes easy.

ほとんどの会議フレーズは、次の3つのシンプルな文型のどれかに当てはまります。これを覚えると、新しい文も作りやすくなります。

Pattern 1 — Stating your position / 自分の立場を伝える

“I think / I feel / I believe + [your idea].”

• I think we need more time.（もっと時間が必要だと思います。）
• I feel this plan is too risky.（このプランはリスクが高すぎると感じます。）

“I think” softens your statement. It sounds professional, not aggressive. / 「I think」をつけると、断定的でなく、プロらしい印象になります。

Pattern 2 — Polite requests / 丁寧なお願い

“Could you + [action], please?”

• Could you explain that again, please?（もう一度説明していただけますか？）
• Could you send me the report?（レポートを送っていただけますか？）

“Could you” is more polite than “Can you.” Use it with colleagues, managers, and clients. / 「Could you」は「Can you」より丁寧です。同僚・上司・取引先に使えます。

Pattern 3 — Moving forward / 話を進める

“Let’s + [action].”

• Let’s get started.（始めましょう。）
• Let’s move on to the next point.（次の話題に移りましょう。）

“Let’s” is friendly and direct. It keeps the meeting moving without sounding bossy. / 「Let’s」は親しみやすく、会議をスムーズに進める表現です。

2. Vocabulary Bank / 語彙リスト（日本語解説付き）

🗂️ Meeting Basics / 会議の基本語

📊 Progress & Status / 進捗・状況

💬 Discussion Language / 議論の言葉

✅ Decisions & Actions / 決定・行動

3. Useful Phrases by Function / 機能別フレーズ集（日本語解説付き）

🟢 Opening the meeting / 会議を始める

Use these phrases at the very start. The person running the meeting usually says these. （会議の最初に使います。司会や主催者が言うのが一般的です。）

1. Let’s get started. — では始めましょう。
2. Shall we begin? — 始めてもよいですか？
3. Thank you all for coming. — お集まりいただきありがとうございます。
4. Today’s agenda has three items. — 今日の議題は3つあります。
5. Let’s start with a quick update. — まず簡単に状況を共有しましょう。

🗣️ Sharing your opinion / 意見を述べる

Use these when it is your turn to speak, or when you want to join the discussion. （自分の番のとき、または議論に加わりたいときに使います。）

6. I think we should… — 〜したほうがいいと思います。
7. In my opinion… — 私の意見では〜
8. From my point of view… — 私の立場からは〜
9. I’d like to suggest… — 〜を提案したいのですが。

🤝 Agreeing & building on ideas / 賛成・意見を広げる

Use these to show you agree and to add your own point. （賛成を示しつつ、自分の考えも加えたいときに使います。）

10. I agree. And I also think… — 賛成です。それに〜とも思います。
11. That’s a good point. I’d add that… — 良い意見ですね。さらに〜とも言えます。
12. Exactly. That’s what I was thinking. — その通りです。私もそう思っていました。

🔄 Disagreeing politely / 丁寧に反対する

Use these to share a different view without sounding rude. （失礼にならないよう、異なる意見を伝えたいときに使います。）

13. I see your point, but I’m a little concerned about… — おっしゃることは分かりますが、〜が少し心配です。
14. I understand, but maybe we could… — 理解していますが、〜はどうでしょう？
15. I have a slightly different view. — 少し違う考えがあります。

❓ Asking for clarification / 確認・聞き直す

Use these when you did not understand. It is always okay to ask! （理解できなかったときに使います。確認することは恥ずかしくありません！）

16. Sorry, could you say that again? — すみません、もう一度言っていただけますか？
17. Could you explain that a little more? — もう少し説明していただけますか？
18. What do you mean by [word]? — 「〜」というのはどういう意味ですか？

⏩ Moving the discussion forward / 話を進める

Use these to keep the meeting on track and on time. （会議を時間通りにスムーズに進めたいときに使います。）

19. Let’s move on to the next item. — 次の議題に移りましょう。
20. Can we come back to that later? — それは後で改めて話せますか？

🏁 Closing the meeting / 会議を終える

Use these at the end to summarize and say goodbye professionally. （まとめと終了の挨拶に使います。）

21. To summarize, we agreed that… — まとめると、〜ということで合意しました。
22. Let’s confirm the action items. — 決定事項を確認しましょう。
23. Thank you, everyone. That’s all for today. — ありがとうございました。今日はここまでです。

4. Three Example Conversations / 会話例3つ（日本語訳付き）

Conversation 1: Weekly Team Check-in / 週次チームミーティング

Setting: Online Zoom call with your team / Partner: David, your team leader 状況：チームとのオンラインZoom会議 / パートナー：チームリーダーのDavid

David: Okay, let’s get started. Thanks for joining. Today we have two main items — the sales report and the new client proposal. Yuki, can you give us a quick update on sales?

Yuki: Sure. We have made good progress this week. The numbers are better than last month. But we are still waiting for feedback from two clients.

David: Good to hear. Do you think we’ll hit the monthly target?

Yuki: I think so. If we close one more deal this week, we should be fine.

David: Great. I agree. Let’s move on to the proposal. Kenji, what do you think about the new plan?

Kenji: In my opinion, the timeline is a bit short. I’m a little concerned about the testing phase.

David: That’s a fair point. How much more time do you need?

Kenji: I think one extra week would be enough.

David: Okay. Let’s discuss that. Yuki, how does that sound to you?

Yuki: I see your point, but maybe we can start testing earlier? That might save time.

David: Good idea. Let’s confirm the action items and wrap up. Yuki will contact the two clients. Kenji will revise the timeline. Let’s check in again on Thursday. Thanks, everyone.

日本語まとめ： デイビッドが会議を開始し、2つの議題（売上報告と新規提案）を確認します。ユキが売上は好調だが、2社からの返答待ちと報告。今月の目標は達成できそうとのこと。次に提案のスケジュールへ。ケンジがテストフェーズの時間が短すぎると懸念を示し、1週間の追加を提案。ユキはテストを早めに始めることで時間を節約できると提案。最後にアクションアイテムを確認して終了。

Conversation 2: One-on-One with Your Manager / 上司との個別面談

Setting: Meeting room at the office / Partner: Sarah, your direct manager 状況：社内の会議室 / パートナー：直属の上司、Sarah

Sarah: Thanks for coming in. Shall we begin? I want to talk about the Q3 project. How is it going from your side?

You: We have made good progress. The design phase is almost finished. We just need to confirm the final specs with the engineering team.

Sarah: That sounds good. Any concerns at this point?

You: Yes, actually. I feel that the deadline is a bit tight. We need at least three more days for review.

Sarah: I see. Could you explain that a little more? Why three days specifically?

You: Of course. The review process has two steps, and each step takes about a day and a half. If we rush it, we might miss something important.

Sarah: That makes sense. I appreciate you flagging that early. What do you suggest?

You: I’d like to suggest moving the deadline from the 20th to the 23rd. That gives us enough buffer without delaying the final delivery.

Sarah: I think that’s reasonable. Let me check with the client and get back to you today.

You: Thank you. I’ll update you as soon as the specs are confirmed too.

Sarah: Great. To summarize — you’ll confirm the specs, and I’ll check on the deadline extension. Let’s touch base again tomorrow morning.

日本語まとめ： サラがQ3プロジェクトの状況を確認。設計フェーズはほぼ完了しているが、エンジニアリングチームとの仕様確認が必要とあなたが報告。締め切りが少しタイトだと懸念を伝え、3日間の延長を提案。レビューが2ステップあり、それぞれ約1.5日かかるため、締め切りを20日から23日に延ばすことを提案。サラは合理的だと判断し、クライアントへ確認すると約束。翌朝に再度確認する。

Conversation 3: Meeting with an External Client / 外部クライアントとの会議

Setting: Conference room / Partner: Mr. Park, a new client from a partner company 状況：会議室 / パートナー：パートナー企業の新規クライアント、Parkさん

You: Good morning, Mr. Park. Thank you for coming. Shall we begin?

Mr. Park: Yes, of course. I’m looking forward to hearing your proposal.

You: Great. Today, I’d like to talk about three things — our approach, the timeline, and the budget. Let’s start with our approach.

Mr. Park: That sounds good.

You: So, our plan is to complete the first phase by the end of July. We believe this is the most efficient way to meet your goals. What do you think?

Mr. Park: I agree that speed is important. But I’m not sure about the end of July. Could you explain your timeline a little more?

You: Of course. We’ll spend the first two weeks on research and planning. Then three weeks on development. The final week is for testing and review.

Mr. Park: I see. I have a slightly different view on the testing phase. In my opinion, one week is not enough for proper testing.

You: That’s a good point. I understand your concern. Maybe we could add a few extra days specifically for testing?

Mr. Park: Yes, I think that would help. How does that affect the budget?

You: It would be a small increase — maybe five percent. I can send you the updated figures after this meeting.

Mr. Park: That sounds fair. Thank you for being flexible.

You: Of course. To summarize — we’ll revise the testing schedule and send you an updated proposal by tomorrow. Does that work for you?

Mr. Park: Yes, that works perfectly. Thank you.

日本語まとめ： あなたが会議を開始し、今日の議題（アプローチ、スケジュール、予算）を紹介。7月末に第1フェーズを完了する計画を提示するが、Parkさんはテスト期間が1週間では短いと懸念。テスト日程を数日追加することで合意し、費用は約5%増になると説明。翌日に修正した提案書を送ることを約束して会議を終了。

5. Naturalness Tips / 自然に聞こえるコツ（日本語解説付き）

Tip 1: Don’t stop at one sentence. / 一文で終わらない。

Short answers are fine, but adding one more sentence sounds much more natural and engaged.

短い答えでも構いませんが、もう一文加えるだけで、ずっと自然でやる気があるように聞こえます。

Tip 2: Use “softeners” to sound polite. / 「やわらげ表現」で丁寧に。

Adding small words makes your English politer and more professional. 小さな言葉を加えるだけで、英語がより丁寧でプロらしくなります。

Tip 3: Use “linking phrases” to keep talking. / つなぎ言葉で会話を続ける。

These short phrases give you a moment to think and make your speech flow naturally. これらの短いフレーズで考える時間を作りながら、自然に話し続けられます。

• Actually, …（実は、〜）
• Also, …（それに、〜）
• So, …（だから、〜）
• Well, …（そうですね、〜）
• Right, so…（そうですね、つまり〜）

6. What to Avoid / よくある間違い（日本語解説付き）

❌ Mistake 1: Saying “Yes” when you don’t understand

Many Japanese learners say “yes” or “I understand” even when they are confused. This can cause serious problems later.

「分かっていなくても「はい」と言う」という間違いはよくあります。後でミスにつながることがあります。

❌ “Yes, yes, I understand.” (when you are confused) ✅ “Sorry, could you explain that again? I want to make sure I understand.”

❌ Mistake 2: Translating Japanese directly into English

Some Japanese phrases do not translate well. Literal translations can sound strange or rude.

日本語を直訳すると不自然になる場合があります。

❌ “This plan has a problem.”（直訳すぎる） ✅ “I’m a little concerned about this part of the plan.”（自然な表現）

❌ Mistake 3: Being too silent

In English-language meetings, long silences can seem like you are disengaged or disagree. Even a small response helps.

英語の会議では、長い沈黙は無関心や反対と取られることがあります。小さな反応でも大切です。

❌ (saying nothing) ✅ “That makes sense.” / “Good point.” / “I see.”

❌ Mistake 4: Using very direct “no”

Saying “no” directly can sound aggressive in a professional setting.

ビジネスの場では、直接的な「ノー」は強すぎる印象を与えることがあります。

❌ “No, I don’t agree.” ✅ “I see your point, but I have a slightly different view.”

❌ Mistake 5: Forgetting to confirm action items at the end

A common mistake is ending the meeting without checking who does what. Always confirm before you close.

会議終了前に「誰が何をするか」を確認しないのもよくあるミスです。必ず確認しましょう。

❌ (Just saying “Thank you, goodbye.”) ✅ “Before we finish — Kenji, you’ll send the report. I’ll follow up with the client. Is that right?”

7. Practice Template / 練習テンプレート（日本語解説付き）

Use this fill-in-the-blank template to build your own meeting response immediately. このテンプレートを使って、今すぐ自分の会議フレーズを作ってみましょう。

The Template:

“Thank you. I think [your opinion]. I’m a little concerned about [your concern]. Maybe we could [your suggestion]?”

3 Worked Examples / 記入例3つ

Persona 1 — Yuki, sales team

“Thank you. I think the deadline is realistic. I’m a little concerned about the number of reviews needed. Maybe we could split the review into two shorter sessions?”

Persona 2 — Kenji, engineering team

“Thank you. I think the new system is a good idea. I’m a little concerned about the data migration process. Maybe we could test it on a small group first?”

Persona 3 — Aiko, marketing team

“Thank you. I think the campaign concept is strong. I’m a little concerned about the budget for the second phase. Maybe we could adjust the timeline and reduce costs?”

Now try your own! / あなたも書いてみましょう！

“Thank you. I think __________. I’m a little concerned about __________. Maybe we could __________?”