Speaking Practice – How to Write a Polite Work Email in English
Practice writing polite work emails. 6 real office situations with speech recognition and instant feedback.
📋 The 3-part polite email template / 丁寧なメールの3ステップテンプレート
I hope you are doing well. I am writing to [reason].
お世話になっております。〜の件でご連絡いたしました。
Could you please [action]? or I would like to [action].
〜していただけますでしょうか。 または 〜させていただきたいと思います。
Please let me know if you have any questions. Best regards, [Your name].
ご不明な点がございましたらお知らせください。よろしくお願いいたします。[お名前]
Three parts every time: warm opening → clear main point → polite closing. Learn these three, and you can write almost any work email.
毎回この3つ：温かい書き出し→明確な用件→丁寧な締め。この3つを覚えれば、ほぼどんなビジネスメールも書けます。
毎回この3つ：温かい書き出し→明確な用件→丁寧な締め。この3つを覚えれば、ほぼどんなビジネスメールも書けます。
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Email Structure / メールの構成
Polite Request Words / 丁寧な依頼
Time & Scheduling / 時間・スケジュール
Work & Project Words / 仕事・プロジェクト
📌 記事の要点 / Key points
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Section 1 — When & why you need polite work emails
セクション1 — いつ・なぜビジネスメールが必要なのか
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- Scheduling a meeting — confirming, changing, or cancelling a meeting time. 会議の日程確認・変更・キャンセル。
- Requesting a document or file — asking a colleague or client to send something. 書類・ファイルの送付依頼。
- Giving a status update — telling your team about project progress. プロジェクトの進捗報告。
- Asking a question — checking a detail with a coworker or manager. 同僚や上司への質問。
- Following up — checking in after no reply. 返信がないときの再連絡。
- Apologising or explaining a delay — letting someone know something is late. 遅れや不都合のお詫び。
- Thanking someone professionally — acknowledging someone's help. ビジネス上のお礼。
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Section 2 — The 3-part core template
セクション2 — 3ステップの基本テンプレート
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- Part 1 — Opening: "I hope you are doing well. I am writing to [reason]." 第1部 — 書き出し：「お世話になっております。〜の件でご連絡いたしました。」
- Part 2 — Main point: "Could you please [action]?" or "I would like to [action]." 第2部 — 用件：「〜していただけますでしょうか。」または「〜させていただきたいと思います。」
- Part 3 — Closing: "Please let me know if you have any questions. Best regards, [Your name]." 第3部 — 締め：「ご不明な点がございましたらお知らせください。よろしくお願いいたします。[お名前]」
- "I hope you are doing well" — like saying お世話になっております. Use it almost every time. 「I hope you are doing well」= 「お世話になっております」にあたる定番表現。ほぼ毎回使えます。
- "I am writing to…" — tells the reader your reason immediately. Clear and direct without being rude. 「I am writing to…」= すぐに用件を伝える表現。失礼にならずにストレートに伝えられます。
- "Could you please…" — the polite way to make a request. Softer than "Please do…" and much softer than a command. 「Could you please…」= 依頼の丁寧な言い方。「Please...」より柔らかく、命令より大幅に礼儀正しい。
- "Best regards," — the standard, safe email sign-off. Always use this unless writing to a very close colleague. 「Best regards,」= 標準的で安全な締めの言葉。親しい同僚以外には必ず使いましょう。
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Section 3 — Vocabulary bank (30 key words)
セクション3 — 単語バンク（30語）
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- Email structure: subject line, greeting, body, closing, signature, attachment, reply / reply all, CC, BCC メール構成：subject line（件名）, greeting（あいさつ）, body（本文）, closing（締め）, signature（署名）, attachment（添付）, reply（返信）, CC, BCC
- Polite request words: request, appreciate, convenient, confirm, kindly, available, follow up, reschedule 丁寧な依頼：request（依頼）, appreciate（感謝）, convenient（都合がよい）, confirm（確認）, kindly（どうか）, available（対応できる）, follow up（再確認）, reschedule（日程変更）
- Time & scheduling: deadline, by [date], as soon as possible (ASAP), at your earliest convenience, in advance, postpone 時間：deadline（締め切り）, by [date]（〜日までに）, ASAP（できるだけ早く）, at your earliest convenience（ご都合のよいときに）, in advance（事前に）, postpone（延期）
- Work & project: update, document / file, draft, review, feedback, progress, approval 仕事：update（進捗報告）, document/file（書類/ファイル）, draft（草稿）, review（確認）, feedback（意見）, progress（進捗）, approval（承認）
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Section 4 — Useful phrases by function
セクション4 — 場面別・使えるフレーズ集
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- Starting the email: "I hope you are doing well." / "Thank you for your email." / "I am writing to ask about…" / "I am following up on my previous email." 書き出し：「お世話になっております。」/「ご連絡ありがとうございます。」/「〜についてお伺いしたくご連絡しました。」/「先日のメールのご確認でご連絡しています。」
- Making a request: "Could you please send me…?" / "Would you mind checking…?" / "I would appreciate it if you could…" / "Please let me know if this works for you." 依頼する：「〜を送っていただけますでしょうか。」/「〜をご確認いただけますでしょうか。」/「〜していただけますと大変ありがたいです。」/「ご都合がよろしいかご確認ください。」
- Giving an update: "Just to let you know,..." / "Please note that..." / "I wanted to share a quick update." / "Here is the latest information." 情報・進捗：「お知らせまで、〜です。」/「〜にご注意ください。」/「簡単に進捗をご報告したいと思います。」
- Apologising / delay: "I apologise for the delay." / "I am sorry for any inconvenience." / "Thank you for your patience." お詫び・遅れ：「遅くなり、申し訳ございません。」/「ご不便をおかけして申し訳ございません。」/「お待ちいただきありがとうございます。」
- Ending politely: "Thank you for your time." / "I look forward to hearing from you." / "Thank you in advance for your help." 締め方：「お時間をいただきありがとうございます。」/「ご返信をお待ちしております。」/「ご協力、事前にお礼申し上げます。」
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Section 5 — Three real email conversations
セクション5 — 3つのリアルなメールのやり取り
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- Conversation 1 — Rescheduling: Yuki asks to change Thursday's meeting → Mr. Brown agrees to Friday 2 p.m. → calendar invite sent → confirmed. 会話1 — 会議変更：ユキが木曜の会議変更をリクエスト → ブラウン氏が金曜2時に同意 → カレンダー招待送信 → 確定。
- Conversation 2 — Requesting a file: Yuki asks Ken for the full sales report by Wednesday → Ken clarifies "full or summary?" → Yuki says full → Ken sends it → Yuki thanks him. 会話2 — ファイル依頼：ユキがケンに水曜日までに営業報告書を依頼 → ケンが「全部？要約？」と確認 → ユキが全部と回答 → ケンが送付 → ユキがお礼。
- Conversation 3 — Project update: Yuki sends progress update to Ms. Johnson → Johnson asks about mobile version → Yuki explains timeline → Johnson says "Looking forward to the draft!" 会話3 — 進捗報告：ユキがジョンソンさんに進捗報告 → ジョンソンさんがモバイル版について確認 → ユキがタイムラインを説明 → 「初稿が楽しみ！」と締め。
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Section 6 — Five naturalness tips
セクション6 — 自然に聞こえる5つのコツ
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- Tip 1 — Don't just answer; add one more line. ❌ "The meeting is on Monday." ✅ "The meeting is on Monday at 10 a.m. Please let me know if this works for you." コツ1 — 一言付け加える。❌「会議は月曜日です。」✅「会議は月曜日の午前10時です。このお時間でご都合よろしければお知らせください。」
- Tip 2 — Use "I am writing to…" to get to the point fast. ❌ Long rambling opener. ✅ "I am writing to ask if we could reschedule Tuesday's meeting." コツ2 — 「I am writing to…」で用件を素早く伝える。❌ダラダラした書き出し。✅「火曜日の会議を変更させていただけないかとご連絡しました。」
- Tip 3 — Soften requests with "when you have a moment" or "if possible." ❌ "Send me the file by tomorrow." ✅ "Could you please send me the file by tomorrow if possible?" コツ3 — 「if possible」で依頼を柔らかく。❌「明日までにファイルを送ってください。」✅「もし可能であれば、明日までにファイルをお送りいただけますでしょうか。」
- Tip 4 — Use "Thank you for your understanding" after inconvenient news. ❌ "I cannot attend. Sorry." ✅ "I am afraid I cannot attend. I apologise for the inconvenience, and thank you for your understanding." コツ4 — 不便なお知らせには「Thank you for your understanding」。❌「参加できません。すみません。」✅「残念ながら参加できません。ご不便をおかけして申し訳ありませんが、何卒ご理解ください。」
- Tip 5 — Extend a short answer by offering next steps. ❌ "I finished the report." ✅ "I have finished the report. I will send it this afternoon. Please let me know if you need any changes." コツ5 — 短い答えに「次のステップ」を付け足す。❌「報告書を終わらせました。」✅「報告書が完成しました。今日の午後に送ります。変更が必要であればお知らせください。」
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Section 7 — Six common mistakes to avoid
セクション7 — 避けたい6つのよくあるミス
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- ❌ Mistake 1 — Command form: "Send me the document." ✅ "Could you please send me the document?" ❌ ミス1 — 命令形でお願い：「書類を送ってください。」✅「書類をお送りいただけますでしょうか。」
- ❌ Mistake 2 — Vague subject line: "Hi" / "Question" ✅ "Question about Friday's meeting" / "Request for sales report" ❌ ミス2 — 曖昧な件名：「Hi」/「質問」✅「金曜の会議についての質問」/「営業報告書のご送付のお願い」
- ❌ Mistake 3 — Skipping greeting/closing: Starting directly with "I need the file by Friday." ✅ Always include "Hello [Name]" and "Best regards." ❌ ミス3 — あいさつ・締めを省略：いきなり「金曜までにファイルが必要です。」✅「〇〇さん」と「よろしくお願いいたします」を必ず入れる。
- ❌ Mistake 4 — One giant paragraph. ✅ Short paragraphs — one idea per paragraph, blank line between them. ❌ ミス4 — 長い段落を一つにまとめる。✅ 1段落に1つの内容を書き、段落の間には空白行を入れる。
- ❌ Mistake 5 — Forgetting to mention the attachment. ✅ "Please find the report attached." or "I have attached the file for your reference." ❌ ミス5 — 添付ファイルへの言及忘れ。✅「報告書を添付いたします。」または「ご参考までにファイルを添付しております。」
- ❌ Mistake 6 — Being too apologetic: "I am so very sorry to bother you. I apologise deeply..." ✅ One simple line: "I apologise for the short notice." is enough. ❌ ミス6 — 謝りすぎ：「こんなにご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません...」✅「急なご連絡で申し訳ございません。」の一言で十分。
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Section 8 — Practice template & three worked examples
セクション8 — 練習テンプレートと3つの使用例
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- Template: Subject: [Topic in 5 words or less] | Hello [Name], | I hope you are doing well. | I am writing to [reason]. | [Main message — "Could you please…" for requests.] | Please let me know if you have any questions. | Best regards, [Your name] テンプレート：件名：[5語以内のトピック] / 〇〇さん / お世話になっております。 / 〜の件でご連絡いたしました。 / [用件 — 依頼には「〜していただけますでしょうか。」] / ご不明な点がございましたらお知らせください。 / よろしくお願いいたします。[お名前]
- Worked Example 1 (Yuki, requesting a document): Subject: Request for contract document. Hello Ms. Green… Could you please send it by Thursday if possible? 使用例1（ユキ・書類依頼）：件名：契約書のご送付のお願い。グリーンさん… もし可能であれば木曜日までにお送りいただけますでしょうか。
- Worked Example 2 (Kenji, following up): Subject: Follow-up: marketing budget approval. Hello Mr. Davis… I am following up… Please let me know at your earliest convenience. 使用例2（ケンジ・フォローアップ）：件名：マーケティング予算承認のフォローアップ。デイヴィスさん… 先日のメールのご確認… ご都合のよいときにお知らせください。
- Worked Example 3 (Hana, apologising for delay): Subject: Apology for report delay. Hello everyone… I am writing to let you know the report will be delayed by one day… Thank you for your patience. 使用例3（ハナ・遅れのお詫び）：件名：報告書遅延のお詫び。皆さん… 報告書が1日遅れることをお知らせしたくご連絡しました… ご辛抱ありがとうございます。
Step 1
👀 Read
Step 2
🤔 Prepare
Step 3
🎙️ Speak
Step 4
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🎯 Goal / ゴール
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8
💬 Model answer / 模範解答