How to Ask Questions in English at Work / 仕事で英語の質問をする方法

At work, asking questions in English is one of the most important skills you can learn. A good question helps you do your job better, avoid mistakes, and build trust with your team.

You can use this skill in many real situations, such as:

1. Starting a new job — You need to understand your tasks and the company’s rules.
2. Receiving new instructions — Your manager gives you a task and you want to confirm the details.
3. Working on a team project — You need to know who is doing what and when.
4. Joining a meeting — You want to ask for clarification after someone explains something.
5. Working with international colleagues — You need to communicate clearly across different cultures and languages.
6. Checking in on your progress — You want to make sure you are going in the right direction.

Many Japanese learners feel nervous about asking questions in English. They worry about sounding rude, making a grammar mistake, or bothering a busy colleague. But asking questions politely and clearly is a sign of professionalism — not weakness. Native English speakers ask questions all the time. It is expected and respected.

In this article, you will learn the words, phrases, and structures you need to ask great questions at work in English.

日本語解説：
仕事で英語の質問をすることは、とても大切なスキルです。新しい仕事を始めたとき、指示を受けたとき、チームのプロジェクトに参加したとき、会議に出たとき、外国人の同僚と働くときなど、様々な場面で使えます。

日本人学習者の多くは、「失礼に思われないか」「文法を間違えないか」「忙しい相手の邪魔をしないか」と心配します。でも、丁寧で明確な質問は、プロフェッショナルとしての姿勢を示します。ネイティブスピーカーも毎日たくさん質問しています。英語の職場では、質問することは普通のことで、むしろ好印象につながります。

1. Core Language Pattern / 基本の文の形

Most good workplace questions in English follow this simple 3-part structure:

① Polite opening → ② Your question → ③ Thank you / closing

Here is the template:

[Polite opening], [your question]? [Thank you / closing.]

Example sentences using this template:

Example A:
“Sorry to bother you, but could you explain the next step again? Thank you so much.”

Example B:
“Do you have a moment? I wanted to check — when is this report due? I appreciate it.”

Example C:
“Excuse me, could you tell me which task I should focus on first? Thanks for your help.”

Breaking down each part:

• ① Polite opening: This shows respect and softens your question. Without it, a question can sound very direct or even rude. Examples: “Sorry to bother you,” / “Excuse me,” / “Do you have a moment?”
• ② Your question: Keep it short and specific. Ask about one thing at a time. Use “could you” or “would you” to make it polite.
• ③ Thank you / closing: Always end with a small thank you. It makes a big difference. Examples: “Thank you,” / “I appreciate it,” / “Thanks for your help.”

日本語解説：
仕事での英語の質問は、次の3つのパーツで成り立っています。

• ① 丁寧な切り出し：「Sorry to bother you（お忙しいところすみません）」のように、相手への配慮を示す言葉から始めます。これがないと、唐突で失礼な印象を与えることがあります。
• ② 質問本体：短く、具体的に。「Could you ~?（〜していただけますか）」を使うと丁寧になります。
• ③ お礼・締め：最後に「Thank you（ありがとうございます）」や「I appreciate it（助かります）」を付けるだけで、相手の印象がぐっとよくなります。

2. Vocabulary Bank / 語彙リスト

Learn these words and phrases. They are all useful for asking questions at work in English.

これらの単語とフレーズを覚えましょう。職場で英語の質問をするときに、すべて役立ちます。

① Action verbs / 動詞

• clarify ＝ 明確にする（「ここをはっきりさせてほしい」という意味で使います）
• explain ＝ 説明する
• confirm ＝ 確認する
• understand ＝ 理解する
• check ＝ 確かめる
• follow up ＝ その後の状況を確認する
• walk me through ＝ 順番に説明してもらう（”Could you walk me through it?” は「一から教えてもらえますか？」という意味です）

② Work nouns / 仕事に関する名詞

• task ＝ 仕事、作業
• deadline ＝ 締め切り
• priority ＝ 優先順位
• instruction ＝ 指示
• step ＝ 手順、ステップ
• process ＝ 手続き、流れ
• update ＝ 最新情報、進捗
• feedback ＝ フィードバック、意見

③ Polite question starters / 丁寧な質問の切り出し

• Could you ~? ＝ 〜していただけますか（最も一般的な丁寧な依頼表現）
• Would you mind ~? ＝ 〜していただくことは可能でしょうか（非常に丁寧）
• Is it okay if ~? ＝ 〜してもいいですか
• Do you happen to know ~? ＝ もしかしてご存知ですか（軽いニュアンス）
• Just to confirm ~ ＝ 確認なのですが〜

④ Timing and status words / 時間・状況の単語

• due ＝ 期限の（”It’s due Friday” ＝ 金曜が締め切りです）
• urgent ＝ 急ぎの
• asap (as soon as possible) ＝ できるだけ早く
• on track ＝ 順調に進んでいる
• by end of day (EOD) ＝ 今日中に

3. Useful Phrases by Function / 目的別よく使う表現

① Starting the conversation / 会話を始める

Use these when you want to get someone’s attention politely before asking your question.
（質問する前に、相手に丁寧に声をかけるときに使います）

• Sorry to bother you, but… ＝ お忙しいところすみませんが、〜
• Excuse me, do you have a moment? ＝ すみません、少しお時間ありますか。
• I have a quick question, if that’s okay. ＝ よければ少し質問してもいいですか。
• Could I ask you something? ＝ 少しお伺いしてもよろしいですか。
• When you have a minute, I’d like to ask about… ＝ お手すきのときに、〜についてお聞きしたいのですが。

② Asking for clarification / 説明を求める

Use these when you did not understand something that was said or written.
（言われたこと・書かれたことが分からなかったときに使います）

• Could you explain that again? ＝ もう一度説明していただけますか。
• I’m not sure I understood correctly. ＝ 正しく理解できているか不安です。
• Could you say that more slowly? ＝ もう少しゆっくり話していただけますか。
• What do you mean by that? ＝ それはどういう意味ですか。
• Could you give me an example? ＝ 例を一つ教えていただけますか。
• Just to make sure I understood — you mean [X], right? ＝ 確認なのですが、〜ということですよね？

③ Asking about tasks and steps / 作業・手順について聞く

Use these when you want to know what to do next or how to do something.
（次に何をするか、どうやるかを聞くときに使います）

• What should I do first? ＝ まず何をすればいいですか。
• Could you walk me through the process? ＝ 流れを順番に教えていただけますか。
• How should I handle this? ＝ これはどのように対応すればいいですか。
• Is there anything I should be aware of? ＝ 気をつけることはありますか。

④ Asking about deadlines and priorities / 締め切りと優先順位を聞く

Use these when you need to plan your work or manage your time.
（仕事の計画を立てたり、時間を管理したりするときに使います）

• When is this due? ＝ これはいつまでですか。
• How urgent is this? ＝ これはどのくらい急ぎですか。
• Which task should I prioritize? ＝ どの作業を優先すればいいですか。
• Do you need this by end of day? ＝ これは今日中に必要ですか。

⑤ Ending the conversation politely / 丁寧に会話を締める

Use these to close the conversation with a positive impression.
（会話を好印象で終えるために使います）

• Thank you so much. That really helps. ＝ ありがとうございます。とても助かりました。
• I appreciate your time. ＝ お時間をいただきありがとうございます。
• I’ll get started on that right away. ＝ すぐに取り掛かります。
• Let me know if you need anything from me. ＝ 私に必要なことがあれば、いつでも声をかけてください。

4. Example Conversations / 会話例

Conversation 1: Asking your manager about a new assignment

Setting: Office desk. You have just been given a new project by your manager, Sarah.
（場面：オフィスのデスク。上司のSarahさんから新しいプロジェクトを任されたばかりです。）

You: Sarah, do you have a moment? I wanted to ask about the new project.

Sarah: Of course! What’s on your mind?

You: Thanks. I’m not sure where to start. Could you walk me through the first few steps?

Sarah: Sure. First, check the client brief on the shared drive. Then, write a short outline — nothing too detailed. Just the main ideas.

You: Got it. And when is the outline due? I want to make sure I’m on track.

Sarah: By end of day Thursday. That gives you a couple of days.

You: Perfect. One more thing — should I send it directly to you, or post it in the team folder?

Sarah: Send it to me first. I’ll review it and let you know if anything needs changing.

You: Great. Thank you so much. I’ll get started right away.

日本語訳：
あなた：「Sarahさん、少しお時間よろしいですか？新しいプロジェクトについて聞きたいことがあって。」
Sarah：「もちろん！何かな？」
あなた：「ありがとうございます。どこから始めればいいか分からなくて。最初の手順を順番に教えていただけますか。」
Sarah：「もちろん。まず共有ドライブでクライアントのブリーフを確認して。それから、短いアウトラインを書いてね。細かくなくていいから、主なアイデアだけでいいよ。」
あなた：「分かりました。アウトラインの締め切りはいつですか？ちゃんと間に合うように進めたいので。」
Sarah：「木曜の終業までに。2日くらいあるよ。」
あなた：「了解です。もう一つだけ、Sarahさんに直接送ればいいですか？それとも、チームのフォルダに入れますか？」
Sarah：「まず私に送って。確認してから、修正が必要なら連絡するね。」
あなた：「分かりました。本当にありがとうございます。すぐに取り掛かります。」

Conversation 2: Clarifying instructions after a team meeting

Setting: Break room, after a team meeting. Your colleague, James, was taking notes. You missed part of the explanation.
（場面：チーム会議後の休憩室。同僚のJamesさんがメモを取っていました。あなたは説明の一部を聞き逃してしまいました。）

You: Hey James, sorry to bother you. Do you have a sec?

James: Yeah, sure. What’s up?

You: In the meeting just now, I didn’t quite catch what Mike said about the survey. Could you explain it again?

James: Oh yeah. He wants everyone to fill out the survey before Friday. It’s about the new system rollout.

You: Ah, I see. And is it online, or do we get a paper version?

James: It’s online. He’ll send the link by email this afternoon.

You: Okay, great. And just to confirm — it’s for everyone on the team, right? Not just the managers?

James: Yeah, everyone. It only takes about five minutes.

You: Perfect. Thanks so much, James. I appreciate it.

James: No problem. Glad I could help.

日本語訳：
あなた：「Jamesさん、ちょっとすみません。少し時間いいですか？」
James：「いいよ。どうしたの？」
あなた：「さっきの会議でMikeさんがアンケートについて言っていたこと、よく聞き取れなくて。もう一度説明してもらえますか？」
James：「ああ、そうだね。金曜日までに全員アンケートに答えてほしいって言ってたよ。新しいシステムの導入についてのやつ。」
あなた：「なるほど。それはオンラインですか？それとも紙でもらえるんですか？」
James：「オンラインだよ。今日の午後にメールでリンクが届くって言ってた。」
あなた：「分かりました。確認ですが、チーム全員が対象ですよね？マネージャーだけじゃなくて？」
James：「そう、全員だよ。5分くらいで終わるから。」
あなた：「よかった。ありがとうJamesさん、助かりました。」
James：「どういたしまして。役に立ててよかったよ。」

Conversation 3: Asking a foreign colleague on a video call

Setting: Video call with a colleague in the US, Mark, about a shared report.
（場面：アメリカにいる同僚のMarkさんとのビデオ通話。共同作業のレポートについて確認しています。）

You: Hi Mark, thanks for joining the call. Is now a good time to go over the report?

Mark: Absolutely. I’ve been looking at your draft — it looks great overall.

You: Thank you. I had a few questions, if that’s okay. I wasn’t sure about the format for Section 3. Could you clarify what kind of data I should include?

Mark: Good question. For Section 3, focus on the sales numbers from Q1 and Q2. Just the totals — no need for a full breakdown.

You: Got it. And should I use a table or a chart? Which do you prefer?

Mark: A simple table works fine. It’s easier to read in a PDF.

You: That makes sense. One more thing — what’s the final deadline for the full report?

Mark: We need it by next Wednesday. Does that work for you?

You: Yes, that should be fine. I’ll send you a draft by Monday so you have time to review it.

Mark: That’s perfect. Thanks for being so organized.

日本語訳：
あなた：「Markさん、ご参加ありがとうございます。今、レポートの確認をしてもよいですか？」
Mark：「もちろん。あなたの草稿を見たけど、全体的にとてもよかったですよ。」
あなた：「ありがとうございます。いくつか質問してもいいですか。セクション3のフォーマットが分からなかったのですが、どんなデータを入れればいいか教えていただけますか？」
Mark：「いい質問ですね。セクション3は、Q1とQ2の売上数字に絞ってください。合計だけでいいです。詳細な内訳は不要です。」
あなた：「分かりました。表とグラフのどちらがよいですか？どちらを好みますか？」
Mark：「シンプルな表で大丈夫です。PDFでは表の方が読みやすいです。」
あなた：「なるほど。もう一つ、最終的なレポートの締め切りはいつですか？」
Mark：「来週の水曜日までに必要です。大丈夫ですか？」
あなた：「はい、問題ありません。月曜日までに草稿を送りますね。確認の時間が取れると思います。」
Mark：「それは完璧です。しっかり段取りしてくれてありがとう。」

5. Naturalness Tips / 自然に聞こえるためのコツ

There is a difference between a question that sounds natural and one that sounds stiff or textbook-like. Here are the key things to watch out for.

Tip 1: Don’t be too short — add a reason or context

Adding a short reason makes your question feel more natural and less abrupt.

日本語解説：
短すぎる質問は、唐突に聞こえることがあります。「締め切りはいつですか」だけより、「今週のスケジュールを考えたいので、締め切りはいつですか」と理由を加えると、より自然で親しみやすく聞こえます。

Tip 2: Use “just” to soften a question

“Just” is a small word but it makes a big difference. It makes your question feel lighter and less demanding.

• “I just wanted to check — is this the right file?” ＝ 確認したかっただけなのですが、これは正しいファイルですか？
• “Just to confirm, the meeting is at 3pm, right?” ＝ 確認ですが、会議は3時ですよね？

日本語解説：
英語の “just” は「ちょっと」「少し」というニュアンスを加える魔法の言葉です。これを使うだけで、質問がやわらかく、自然な印象になります。

Tip 3: Confirm your understanding before asking again

Instead of just saying “I don’t understand,” try to show what you did understand and then ask about the unclear part.

• Less natural ❌: “I don’t understand.”
• More natural ✅: “So we need to send the report by Friday — but I wasn’t sure about the format. Could you clarify that?”

日本語解説：
「分かりません」とだけ言うのは少し唐突に聞こえます。「〜は分かりましたが、〜の部分が不明でした」というように、分かった部分と分からなかった部分を分けて伝えると、相手にとっても答えやすくなります。

Tip 4: Use rising intonation for yes/no questions

In spoken English, your voice goes up at the end of a yes/no question. This makes you sound more engaged and natural.

• “Is this due on Friday?” ← voice goes up at “Friday↑”
• “Do you have a moment?” ← voice goes up at “moment↑”

日本語解説：
話し言葉では、Yes/Noで答えられる質問の文末は声が上がります（上昇イントネーション）。これを意識するだけで、ぐっと自然な英語に聞こえます。

6. What to Avoid / やってはいけないこと

Here are the most common mistakes Japanese learners make when asking questions in English at work.

（日本人学習者がよくやってしまいがちなミスを紹介します。）

Mistake 1: Being too vague / あいまいすぎる質問

❌ “What about this?”
✅ “Could you explain this part again? I wasn’t sure about the second step.”

日本語解説：
「これは？」「これどうですか？」のようなあいまいな質問は、何を聞きたいのか相手に伝わりません。「どの部分について」「何を知りたいのか」を具体的に伝えましょう。

Mistake 2: Sounding like you are blaming someone / 相手を責めるように聞こえる質問

❌ “Why did you do it this way?”
✅ “Could you help me understand why this approach was chosen?”

日本語解説：
「なぜこうしたんですか」という直接的な言い方は、批判しているように聞こえることがあります。「このやり方が選ばれた理由を理解したいのですが、教えていただけますか」と言い換えると、より協力的な印象になります。

Mistake 3: Asking too many questions at once / 一度に質問を詰め込む

❌ “When is the deadline, and what format should I use, and who should I send it to, and should I cc my manager?”
✅ Ask one question at a time. Start with the most important one.

日本語解説：
一度にたくさん質問されると、相手は全部答えるのが大変になります。最も大切な質問から始めて、一つずつ確認する方が親切で、相手も答えやすいです。

Mistake 4: Forgetting to say thank you / お礼を忘れる

❌ [Asks question, gets answer, walks away]
✅ “Thank you so much. That really helps.” / “I appreciate your time.”

日本語解説：
質問に答えてもらったあと、何も言わずにその場を離れるのは失礼に見えることがあります。「ありがとうございます」「助かりました」の一言があるだけで、相手の印象がとてもよくなります。

Mistake 5: Apologizing too much / 謝りすぎる

❌ “I’m so sorry to bother you. I’m really sorry. I know you’re busy. Sorry…”
✅ “Sorry to bother you, but I have a quick question.”

日本語解説：
日本語の感覚で何度も謝ってしまう方がいますが、英語では一度の丁寧な切り出しで十分です。何度も謝ると、かえって不自然で自信がない印象を与えてしまいます。

7. Practice Template / 練習テンプレート

Use this template to build your own questions for work. Fill in the blanks with your own information.

（このテンプレートを使って、自分の職場の質問を作ってみましょう。空白に自分の情報を入れてください。）

[Polite opener], could you [verb + question detail]? [Thank you phrase].

Polite openers: Sorry to bother you, but / Excuse me, / Do you have a moment? / I have a quick question —
Verbs: explain / clarify / tell me / help me understand / walk me through / confirm
Question detail: [what you need to know]
Thank you phrase: Thank you / I appreciate it / Thanks so much / That really helps

日本語解説：
テンプレートの構造：
【丁寧な切り出し】＋ could you ＋【動詞と質問内容】＋【お礼】

丁寧な切り出し：Sorry to bother you（お忙しいところすみません）/ Excuse me（すみません）/ Do you have a moment?（少しお時間ありますか）
動詞：explain（説明する）/ clarify（明確にする）/ tell me（教える）/ walk me through（順番に教える）
お礼：Thank you（ありがとう）/ I appreciate it（助かります）/ That really helps（本当に助かります）

Worked Example 1: Kenji (new employee asking about a task)

“Sorry to bother you, but could you explain the approval process for new invoices? I want to make sure I do it correctly. Thank you.”
（お忙しいところすみませんが、新しい請求書の承認プロセスを説明していただけますか。正しくやりたいので。ありがとうございます。）

Worked Example 2: Yuki (team member asking about a deadline)

“Excuse me, do you have a moment? I just wanted to confirm — when is the client presentation due? I appreciate it.”
（すみません、少しお時間ありますか。確認したかったのですが、クライアントのプレゼンの締め切りはいつですか。ありがとうございます。）

Worked Example 3: Hiroshi (experienced worker clarifying a priority)

“I have a quick question — should I prioritize the budget review or the weekly report today? I want to make sure I’m focusing on the right thing. Thanks.”
（少し質問があるのですが、今日は予算のレビューと週次レポート、どちらを優先すべきですか。正しい方向で動けるよう確認したいです。ありがとうございます。）